Milloin on paras hetki vaihtaa tilitoimistoa? 5 merkkiä, jotka kannattaa huomioida

Tilitoimiston vaihto tulee vastaan lähes jokaisella pitkän linjan yrittäjällä jossain vaiheessa yrityksen elinkaarta. Tilitoimisto on yksi yrittäjän tärkeimmistä kumppaneista ja näin ollen sujuva yhteistyö on välttämätöntä. Usein päätöstä tilitoimiston vaihdosta saatetaan pitkittää ajan puutteen tai muiden kiireiden takia. Vaihtoa ei kuitenkaan kannata pitkittää liian kauan, jotta yrityksen taloushallinto ja liiketoimintaa tukevat prosessit voivat toimia mahdollisimman ihanteellisesti. Oikealla ajoituksella ja lähestymistavalla tilitoimiston vaihto sujuu mahdollisimman pienellä työmäärällä ja rasituksella.

Onko tilitoimiston vaihto vaikea prosessi?

Tilitoimiston vaihto mielletään usein työlääksi seikaksi. Tosiasiassa vaihtoprosessi sujuu kuitenkin yleensä varsin mutkattomasti, etenkin kun vaihtoon varaudutaan oikein ja ajoitus on liiketoiminnan kannalta järkevä.

Alla kolme käytännön vinkkiä, joiden avulla vaihto sujuu mahdollisimman mutkattomasti.

1. Kommunikoi päätös vaihdosta ajoissa nykyiselle tilitoimistolle ja yrityksen henkilöstölle

2. Varmista nykyisen tilitoimiston kanssa, että kirjanpitomateriaali kuten tositteet ja sopimukset ovat ajan tasalla

3. Kartoita uudet tilitoimistoehdokkaat jo hyvissä ajoin, esim. hyödyntämällä tilitoimistojen kilpailutusta

Milloin tilitoimiston vaihtoa kannattaa harkita?

Tilitoimiston vaihto voi tulla ajankohtaiseksi kun vanha tilitoimisto tai kirjanpitäjä lopettaa toimintansa esim. eläköitymisen myötä. Usein vaihdon taustasyynä on kuitenkin joku toinen syy kuten puutteellinen palvelu, joka voi johtua mm. resurssien puutteista tai huonosta palvelun laadusta. Seuraavaksi käymme läpi viisi yleistä tilannetta, jolloin tilitoimiston vaihto voi tulla ajankohtaiseksi.

1. Nykyinen tilitoimisto tai kirjanpitäjä ilmoittaa lopettavansa (esim. eläköitymisen johdosta)

2. Tilitoimiston menetelmät tai toimintatavat ovat vanhentuneita tai tehottomia

3. Kommunikaatio tilitoimiston kanssa on vaikeaa tai hidasta

4. Työn laadussa, kuten kirjanpidossa tai palkanlaskennassa on puutteita

5. Nykyisen tilitoimiston tai kirjanpitäjän resurssit eivät vastaa yrityksesi tarpeita (esim. liiketoiminnan kasvun tai laajentumisen myötä)

Mihin ajankohtaan tilitoimiston vaihto kannattaa ajoittaa?

Jotta tilitoimiston vaihto sujuu mahdollisimman saumattomasti, kannattaa vaihto ajoittaa strategisesti.

1. Tilikauden vaihtuminen

Tilinpäätöksen valmistuessa yrityksen kirjanpito ja kirjanpitomateriaali on yleensä hyvin ajan tasalla. Näin ollen tilikauden vaihtuminen mielletään usein sopivaksi ajaksi vaihtaa tilitoimistoa, koska esim. puuttuvan materiaalin keruuseen ei mene ylimääräistä aikaa. Tilitoimiston vaihto voidaan kuitenkin yleensä suorittaa yhtä kivuttomasti myös kesken tilikauden. Näin ollen vaihtoa ei välttämättä kannata pitkittää tilikauden päättymiseen saakka mikäli yhteistyössä on ongelmia jo tilikauden aikana.

2. Matalan sesongin aika

Mikäli yrityksen liiketoiminta on kausiluonteista, on suositeltavaa välttää vaihtoa kaikista kiireisimpänä aikana. Uuden tilitoimistoehdokkaan kartoitus ja vaihtoprosessin valvominen vie jonkin verran aikaa myös yrittäjältä. Näin ollen vaihto on ihanteellista suorittaa pahimman sesongin ulkopuolella. Uuden ehdokkaan kartoitus ja valmistelevat toimenpiteet voidaan tosin jo suorittaa esim. ennen sesonkia ja varsinainen vaihto kun liiketoiminnan kiireet tasaantuvat.

3. Heti, kun tarve vaihtoon ilmenee

Loppupeleissä paras aika vaihtaa tilitoimistoa on heti tarpeen noustessa. Huono yhteistyö tilitoimiston kanssa kostautuu usein ylimääräisellä työllä ja pahimmassa tapauksessa myös taloudellisten seuraamusten muodossa. Vaihtoprosessi kannattaa näin ollen laittaa vireille jo ongelmien esiintyessä.

Tarvitsetko apua tilitoimiston vaihdossa ja kilpailuttamisessa? Suuntaa osoitteeseen revigo.fi niin autamme sinua kilpailuttamaan sinulle sopivat tilitoimistot ilmaiseksi ja ilman sitoumuksia.